SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

TÍTULO II

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

 

 

CAPÍTULO I

ASPECTOS GENERALES

ARTÍCULO 112.- (CONCEPTO).
El Subsistema de Manejo de Bienes, es el conjunto interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y administrativos que regulan el manejo de bienes de propiedad de la entidad y los que se encuentran bajo su cuidado o custodia.

Tiene por objetivo optimizar la disponibilidad, el uso y el control de los bienes y la minimización de los costos de sus operaciones.
ARTÍCULO 113.- (ALCANCE).
Las presentes NB-SABS se aplicarán para el manejo de bienes de uso y consumo, de propiedad de la entidad y los que estén a su cargo o custodia.

El manejo de bienes de los productos que sean resultado de servicios de consultorías, software y otros similares, serán regulados en el RE-SABS de cada entidad.
ARTÍCULO 114.- (EXCEPCIONES).
Se encuentran fuera del alcance de este subsistema a:

a) Los bienes de dominio público;
b) El material bélico de las Fuerzas Armadas;
c) Los bienes declarados patrimonio histórico y cultural;
d) Los bienes de Empresas Públicas Nacionales Estratégicas.
El manejo de estos bienes estará sujeto a reglamentación especial, que podrá tomar como referencia el contenido de las presentes NB-SABS en las partes afines a su operación y control.
ARTÍCULO 115.- (COMPONENTES).
Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes, son los siguientes:

a) Administración de almacenes;
b) Administración de activos fijos muebles;
c) Administración de activos fijos inmuebles.
ARTÍCULO 116.- (RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES).
I. El Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, es el responsable principal ante la MAE:

a) Por el manejo de bienes en lo referente a la organización, funcionamiento y control de las unidades operativas especializadas en la materia, por el cumplimiento de la normativa vigente, por el desarrollo y cumplimiento de reglamentos, procedimientos, instructivos y por la aplicación del régimen de penalizaciones por daño, pérdida o utilización indebida;
b) Por la adecuada conservación, mantenimiento y salvaguarda de los bienes que están a cargo de la entidad;
c) Porque la entidad cuente con la documentación legal de los bienes que son de su propiedad o estén a su cargo, así como de la custodia y registro de esta documentación en las instancias correspondientes. En caso necesario, solicitará a la Unidad Jurídica de la entidad el saneamiento de la documentación legal pertinente;
d) Por el envío de la información sobre los bienes de la entidad al Servicio Nacional de Patrimonio del Estado – SENAPE.
II. Los responsables de almacenes, activos fijos, mantenimiento y salvaguarda de bienes, deben responder ante el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa por el cumplimiento de las normas, reglamentos, procedimientos y/o instructivos establecidos para el desarrollo de sus funciones, así como por el control, demanda de servicios de mantenimiento y salvaguarda de estos bienes.
III. Todos los servidores públicos son responsables por el debido uso, custodia, preservación y solicitud de servicios de mantenimiento de los bienes que les fueren asignados, de acuerdo al régimen de Responsabilidad por la Función Pública establecido en la Ley Nº 1178 y sus reglamentos.
ARTÍCULO 117.- (INCLUSIÓN EN EL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL).
Las actividades y tareas inherentes al manejo de bienes deben estar incluidas en el POA, para asegurar que su desarrollo se efectúe en función de los objetivos de gestión de la entidad.
ARTÍCULO 118.- (CONTROLES ADMINISTRATIVOS).
I. El control es el proceso que comprende funciones y actividades para evaluar el manejo de bienes, desde su ingreso a la entidad hasta su baja o devolución, utilizando los registros correspondientes como fuente de información. Para efectuar este control, la Unidad Administrativa debe:

a) Realizar inventarios y recuentos periódicos, planificados o sorpresivos;
b) Verificar la correspondencia entre los registros y las existencias;
c) Verificar las labores de mantenimiento y salvaguarda;
d) Verificar la existencia de la documentación legal y registro de los bienes.
II. Para la elaboración de la información relacionada con el manejo de bienes, se utilizarán registros e informes que deberán contar con las siguientes características:

a) Los registros deberán estar permanentemente actualizados y debidamente documentados y permitirán:

i. Verificar fácil y rápidamente la disponibilidad de los bienes.
ii. Evaluar el curso y costo históricos de los bienes.
iii. Conocer su identificación, clasificación, codificación y ubicación.
iv. Conocer las condiciones de conservación, deterioro, remodelaciones, etc., así como las de tecnología y obsolescencia en que se encuentran los bienes.
v. Verificar la documentación legal sobre la propiedad y registro de los bienes de la entidad, así como de los asignados, alquilados, prestados, etc., a cargo de la entidad.
vi. Establecer responsabilidad sobre el empleo de los bienes y la administración de las existencias,
b) Los informes permitirán describir y evaluar la situación de los bienes en un momento dado.
ARTÍCULO 119.- (TOMA DE INVENTARIOS).
I. La toma de inventarios es el recuento físico de los bienes de uso y consumo institucional, que será realizado en las entidades para actualizar la existencia de los bienes por cualquiera de los métodos generalmente aceptados.
II. Las entidades desarrollarán reglamentos, procedimientos y/o instructivos para el recuento físico de los bienes de consumo, activos fijos muebles y activos fijos inmuebles, en los que considerarán inventarios periódicos, planificados y sorpresivos, con los objetivos de:

a) Establecer con exactitud la existencia de bienes en operación, tránsito, arrendamiento, depósito, mantenimiento, desuso, inservibles, sustraídos, siniestrados y en poder de terceros. Identificando además fallas, faltantes y sobrantes;
b) Proporcionar información sobre la condición y estado físico de los bienes;
c) Ser fuente principal para realizar correcciones y ajustes, establecer responsabilidades por mal uso, negligencia y descuido o sustracción;
d) Verificar las incorporaciones y retiros de bienes que por razones técnicas o de otra naturaleza no hubieran sido controlados;
e) Considerar decisiones que mejoren y modifiquen oportunamente deficiencias en el uso, mantenimiento y salvaguarda de los bienes;
f) Comprobar el grado de eficiencia del manejo de bienes de uso;
g) Generar información básica para la disposición de bienes;
h) Programar adquisiciones futuras.
ARTÍCULO 120.- (BIENES ADQUIRIDOS CON FINANCIAMIENTO EXTERNO).
Para el manejo de bienes adquiridos con financiamiento externo, se utilizarán las presentes NB-SABS, salvo que el convenio de financiamiento disponga lo contrario.
ARTÍCULO 121.- (BIENES DONADOS O TRANSFERIDOS).
I. Los bienes de uso o consumo que perciba una entidad por concepto de donación y/o transferencia, deberán ser recibidos por la Comisión de Recepción, conformada por servidores públicos de la entidad, técnicamente calificados y que deberán ser designados por la MAE o el servidor público delegado por ésta, debiendo levantar un acta detallando el tipo de bien, cantidad y especificaciones técnicas de los mismos.
II. El Responsable de Almacenes o el Responsable de Activos Fijos debe adjuntar copia del Convenio de Donación o documento legal de respaldo. Acta de Recepción y la documentación que corresponda al documento de ingreso a almacenes o activos fijos, según corresponda, continuando con los procedimientos regulados en las presentes NB-SABS.

CAPÍTULO II

ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

ARTÍCULO 122.- (CONCEPTO).
La administración de almacenes, es la función administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, registro, almacenamiento, distribución, medidas de salvaguarda y control de los bienes de consumo en la entidad pública.
ARTÍCULO 123.- (OBJETIVO).
La administración de almacenes tiene por objetivo optimizar la disponibilidad de bienes de consumo, el control de sus operaciones y la minimización de los costos de almacenamiento.
ARTÍCULO 124.- (ALCANCE).
Las disposiciones contenidas en este Capítulo se aplicarán a los almacenes de bienes de consumo, adquiridos con recursos propios o financiamiento externo, donados o transferidos por otras instituciones.
ARTÍCULO 125.- (ORGANIZACIÓN).
I. Un almacén es un área operativa de la Unidad Administrativa, que debe tener un sólo responsable de su administración.
II. Cada entidad organizará el número necesario de almacenes, en función de las características técnicas y cualidades de los bienes.
III. La entidad creará subalmacenes cuando exista un proceso de desconcentración, separación física de sus unidades y alta rotación de bienes susceptibles de almacenamiento si fuera necesario, debiendo contar con un responsable de su administración y funcionamiento, quién responderá ante el jefe del almacén.
IV. Los almacenes y subalmacenes deberán estar especialmente diseñados y habilitados para facilitar el ingreso y recepción de bienes, procurar condiciones de seguridad, armonizar la asignación de espacios según las características de los bienes, simplificar sus operaciones, facilitar la manipulación y el transporte.
V. En función del volumen, complejidad y características técnicas de los bienes que administra, un almacén deberá contar con personal operativo calificado.
VI. En cada entidad la Unidad Administrativa desarrollará procedimientos y/o instructivos para la administración de almacenes.
ARTÍCULO 126.- (RECEPCIÓN).
I. La primera fase del ingreso de bienes a la entidad es la recepción. Toda recepción de bienes estará basada en documentos que autoricen su ingreso, emitidos por autoridad competente o respaldada por la solicitud de su adquisición.
II. La recepción comprende las siguientes tareas:

a) El cotejamiento de la documentación pertinente con lo efectivamente solicitado por la entidad;
b) La verificación de la cantidad y de los atributos técnicos, físicos, funcionales o de volumen de los bienes.
III. Algunos bienes podrán ser recibidos en almacenes para ser sujetos de verificación, únicamente cuando:

a) Su inspección demande un tiempo prolongado;
b) Su verificación exija criterio técnico especializado;
c) Cuando las condiciones contractuales así lo determinen. Procedimiento que permitirá comprobar que lo recibido es lo efectivamente demandado en términos de cantidad y calidad.
IV. La Unidad Administrativa debe establecer el tiempo que demandará la verificación, haciendo conocer este plazo al proveedor.
ARTÍCULO 127.- (RESPONSABLES DE LA RECEPCIÓN).
I. La recepción de bienes de consumo será realizada por:

a) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción conformada de acuerdo a lo establecido en el Artículo 39 de las presentes NB-ABS;
b) El Responsable de Almacenes, cuando se trate de Contratación Menor, salvo que la compra necesite verificación técnica.
II. Cuando el Responsable de Almacenes, el Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción expresen su conformidad con los bienes entregados por el proveedor, elaborarán el documento de recepción oficial de bienes.
III. Si los bienes de consumo deben ser recibidos en lugar distinto al del almacén, estos podrán ser entregados en el lugar de destino a la unidad solicitante, con la participación del Responsable de Almacenes, el Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción, debiendo cumplir con el procedimiento de recepción, ingreso y entrega de bienes.
ARTÍCULO 128.- (INGRESO).
I. Una vez recibidos los bienes, el Responsable de Almacenes realizará el registro de ingreso a almacenes, adjuntando la siguiente documentación:

a) Documento de recepción oficial del bien emitido por la entidad;
b) Documento de compra que podrá ser orden de compra o contrato; documento de convenio de donación o transferencia;
c) Nota de remisión.

 Asimismo, enviará copia del documento de recepción oficial de bienes al área contable de la entidad.
II. Todo ingreso de bienes al almacén debe estar debidamente registrado.
ARTÍCULO 129.- (IDENTIFICACIÓN).
La identificación consiste en la denominación básica asignada a cada bien y su descripción de acuerdo a sus características propias, físicas y/o químicas, de dimensión y funcionamiento y otras que permitan su discriminación respecto a otros similares o de otras marcas.
ARTÍCULO 130.- (CODIFICACIÓN).
I. La codificación de los bienes consiste en asignar un símbolo a cada rubro de bienes o materiales, para permitir:

a) Su clasificación;
b) Su ubicación y verificación;
c) Su manipulación.
II. La codificación de los bienes de consumo existentes en almacenes se basará en normas nacionales vigentes y en su ausencia, en normas internacionales.
ARTÍCULO 131.- (CLASIFICACIÓN).
I. Para facilitar su identificación y su ubicación, los bienes se clasificarán en grupos de características afines. Estas características pueden ser: volumen, peso, aspecto, con-posición química, frecuencia de rotación, grado de peligrosidad, etc.
II. La clasificación servirá para organizar su almacenamiento, según compartan características iguales, similares o complementarias.
ARTÍCULO 132.- (CATALOGACIÓN).
La catalogación consiste en la elaboración de listas de bienes codificados y clasificados según un orden lógico. Las entidades públicas deberán mantener catálogos actualizados de sus bienes de consumo, que faciliten la consulta y control de los materiales y sus existencias.
ARTÍCULO 133.- (ALMACENAMIENTO).
El almacenamiento tiene por objetivo facilitar la conservación, manipulación, salvaguarda y entrega de los bienes que ingresan al almacén. Estas operaciones se realizarán tomando en cuenta lo siguiente:

a) Clasificación de bienes;
b) Asignación de espacios;
c) Disponibilidad de instalaciones y medios auxiliares;
d) Uso de medios de transporte: equipo motorizado, no motorizado;
e) Conservación;
f) Seguridad.
ARTÍCULO 134.- (ASIGNACIÓN DE ESPACIOS).
Con el propósito de facilitar la recepción y la entrega del bien se asignarán espacios de acuerdo a uno o más de los siguientes criterios:

a) Según la clase del bien;
b) Según la velocidad de su rotación;
c) Según su peso y volumen.
Cualquiera sea el criterio adoptado, la asignación de espacios debe facilitar la recepción y la entrega del bien.
ARTÍCULO 135.- (SALIDA DE ALMACENES).
I. Es la distribución o entrega física de los bienes, que implica:

a) Atender las solicitudes de bienes;
b) Comprobar que la calidad, cantidad y características de los bienes a entregar, correspondan a lo solicitado;
c) Utilizar técnicas estándar para empacar y rotular los bienes, en función de sus características y su destino;
d) Registrar la salida de bienes de almacén.
II. La salida de un bien necesariamente debe estar respaldada por un documento con autorización escrita por autoridad competente o que la Unidad Administrativa establezca previamente como suficiente, el mismo que permita establecer la cantidad y condiciones del bien entregado, identificar a su receptor, constatar la conformidad de la entrega y conocer su destino.
ARTÍCULO 136.- (REGISTRO DE ALMACENES).
I. El registro tiene por objeto facilitar el control de las existencias y el movimiento de bienes en almacén, permitiendo tomar decisiones sobre adquisiciones, disposición de bienes, bajas y otros.
II. Los almacenes deberán contar con registros de entrada, de almacenamiento y de salida, de todos y cada uno de los bienes existentes en el almacén, utilizando los documentos necesarios, los mismos que deberán generar inventarios.
ARTÍCULO 137.- (GESTIÓN DE EXISTENCIAS).
La gestión de existencias tiene por objeto prever la continuidad del suministro de bienes a los usuarios de la entidad y evitar la interrupción de las tareas, para lo cual cada entidad deberá:

a) Adoptar políticas y técnicas, para determinar la cantidad económica de existencias y de reposición;
b) Utilizar la técnica de inventarios más apropiada al tipo de bien o grupo de ellos.
ARTÍCULO 138.- (MEDIDAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL).
El Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, debe considerar las normas y reglamentos existentes y desarrollar los procedimientos y/o instructivos específicos de higiene y seguridad industrial para la prevención de probables accidentes originados por el grado de peligrosidad de los bienes y las condiciones de su almacenamiento. Para el efecto, se debe considerar los siguientes aspectos mínimos:

a) Facilidad para el movimiento de los bienes en el almacén;
b) Señalización para el tránsito y transporte;
c) Condiciones ambientales de ventilación, luz, humedad y temperatura;
d) Asignación de espacios protegidos para substancias peligrosas;
e) Utilización de ropa y equipo de seguridad industrial;
f) Adopción de programas de adiestramiento en seguridad industrial;
g) Determinación de medidas de emergencia en casos de accidentes;
h) Adopción de medidas contra incendios, inundaciones, etc;
i) Adopción de medidas de primeros auxilios.
ARTÍCULO 139.- (MEDIDAS DE SALVAGUARDA).
I. La salvaguarda comprende actividades de conservación y protección para evitar daños, mermas, pérdidas y deterioro de las existencias, así como para lograr la identificación fácil, segura y la manipulación ágil de los bienes.
II. Las medidas de salvaguarda tienen los propósitos de:

a) Implantar procedimientos para la custodia, guarda de las existencias y uso de instalaciones auxiliares y medios físicos;
b) Implantar medidas de seguridad física y fortalecer las medidas de control, para que los bienes no sean ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la autorización correspondiente;
c) Establecer criterios para la contratación de seguros que fortalezcan las medidas de seguridad física e industrial;
d) Definir criterios para establecer fianzas y pólizas de fidelidad para el responsable de almacenes;
e) Establecer y difundir procedimientos y/o instructivos específicos de seguridad industrial, en función de las normas establecidas.
II. Para contribuir a estos propósitos se deberá:

a) Solicitar la contratación de seguros contra robos, incendios, pérdidas, siniestros y otros;
b) Realizar la inspección periódica a instalaciones;
c) Realizar la toma de inventarios físicos periódicos.
ARTÍCULO 140.- (PROHIBICIONES).
El Responsable de Almacenes, está prohibido de:

a) Mantener bienes en almacenes sin haber regularizado su ingreso;
b) Entregar bienes sin documento de autorización emitido por la instancia competente;
c) Entregar bienes en calidad de préstamo;
d) Usar o consumir los bienes para beneficio particular o privado.

CAPÍTULO III

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES

ARTÍCULO 141.- (CONCEPTO).
La administración de activos fijos muebles, es la función administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, asignación, mantenimiento, salvaguarda, registro y control de bienes de uso de las entidades públicas.
ARTÍCULO 142.- (OBJETIVO).
Tiene por objetivo lograr la racionalidad en la distribución, uso y conservación de los activos fijos muebles de las entidades públicas.
ARTÍCULO 143.- (ALCANCE).
Las disposiciones contenidas en este Capítulo, se aplicarán a todos los activos fijos muebles de propiedad de la entidad y los que estén a su cargo o custodia.
ARTÍCULO 144.- (ORGANIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES).
I. Las entidades crearán una unidad especializada en la administración de activos fijos, si la magnitud de éstos lo amerita. En caso de no existir una unidad especializada, se debe asignar la función a un servidor público determinado.
II. La organización de las actividades de activos fijos muebles estará basada en las características de las operaciones de distribución, salvaguarda, mantenimiento y control.
III. En caso necesario, se utilizarán depósitos y bodegas, bajo responsabilidad de la unidad o el servidor público responsable de activos fijos.
IV. Las bodegas y depósitos deberán tener las condiciones indispensables que faciliten el movimiento de los bienes y garanticen su seguridad.
V. En cada entidad, la Unidad Administrativa desarrollará procedimientos y/o instructivos relativos a la administración de activos fijos muebles.
ARTÍCULO 145.- (RECEPCIÓN).
I. La recepción de estos bienes para su incorporación al activo fijo de la entidad, será realizada por la Unidad o Responsable de Activos Fijos, aplicándose de manera similar las normas sobre recepción de bienes a almacenes, reguladas en los Artículos 126 y 127 de las presentes NB-SABS.
II. La recepción de bienes a cargo de la entidad o bajo su custodia, debe estar respaldada por los documentos de asignación, préstamo de uso, alquiler o arrendamiento u otros.
ARTÍCULO 146.- (ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES).
I. La asignación de activos fijos muebles es el acto administrativo mediante el cual se entrega a un servidor público un activo o conjunto de éstos, generando la consiguiente responsabilidad sobre su debido uso y custodia.
II. La entrega de activos fijos muebles a los servidores públicos sólo podrá ser realizada por la Unidad o Responsable de Activos Fijos, la misma que procederá cuando exista orden documentada y autorizada por instancia competente establecida en el RE-SABS.
ARTÍCULO 147.- (DOCUMENTO DE ENTREGA).
I. La constancia de entrega de un bien se realizará en forma escrita, en la que el servidor público receptor exprese su conformidad mediante firma.
II. La Unidad o Responsable de Activos Fijos, debe mantener registros actualizados de los documentos de entrega y devolución de activos.
ARTÍCULO 148.- (LIBERACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD).
I. Para ser liberado de la responsabilidad, el servidor público deberá devolver a la Unidad o Responsable de Activos Fijos, el o los bienes que estaban a su cargo, debiendo recabar la conformidad escrita de esta Unidad o Responsable. Mientras no lo haga, estará sujeto al régimen de Responsabilidad por la Función Pública establecida en la Ley Nº 1178 y sus reglamentos.
II. El servidor público mientras se encuentre en instalaciones de la entidad pública prestando servicios, será responsable por el debido uso y custodia de los bienes a su cargo.
III. La Unidad Administrativa es responsable de ejecutar las acciones necesarias para proporcionar los mecanismos idóneos para asegurar la custodia de los bienes asignados a los servidores públicos.
ARTÍCULO 149.- (CODIFICACIÓN).
I. Para controlar la distribución de los bienes la Unidad o Responsable de Activos Fijos adoptará sistemas de identificación interna, mediante códigos, claves o símbolos que:

a) Permitan la identificación, ubicación y el destino del bien;
b) Discriminen claramente un bien de otro;
c) Diferencien una unidad de las partes que la componen;
d) Sea compatible con el sistema contable vigente en la entidad;
e) Faciliten el recuento físico.
II. La codificación de activos fijos muebles, debe basarse en normas nacionales y en ausencia de éstas en normas internacionales.
ARTÍCULO 150.- (INCORPORACIONES AL REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES).
La incorporación de bienes muebles al activo fijo de la entidad, consiste en su registro físico y contable. Se producirá después de haber sido recepcionados por el Responsable de Activos Fijos, por el Responsable de Recepción o por la Comisión de Recepción.
ARTÍCULO 151.- (REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES).
La Unidad o Responsable de Activos Fijos, debe crear y mantener actualizado un registro de todos y cada uno de los activos fijos muebles de propiedad, a cargo o en custodia de la entidad. Este registro debe considerar como mínimo:

a) La existencia física debidamente identificada, codificada y clasificada;
b) La documentación que respalda su propiedad o tenencia;
c) La identificación del servidor público y la unidad de la entidad a los que está asignado;
d) El valor del bien, depreciaciones y revalorizaciones;
e) Reparaciones, mantenimientos, seguros y otros;
f) La disposición temporal;
g) La disposición definitiva y baja de acuerdo al Subsistema de Disposición de Bienes.
ARTÍCULO 152.- (REGISTRO DEL DERECHO PROPIETARIO).
I. Los activos fijos muebles como los vehículos y otros motorizados deben registrar su derecho propietario a nombre de la entidad en las instancias correspondientes, labor que estará a cargo de la Unidad Administrativa de cada entidad en coordinación con la Unidad Jurídica o el Asesor Legal.
II. La Unidad o Responsable de Activos Fijos, deberá efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación legal de los vehículos y motorizados de la entidad informando al Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa.
ARTÍCULO 153.- (MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES).
I. El mantenimiento es la función especializada de conservación que se efectúa a los activos para que permanezcan en condiciones de uso.
II. El Máximo Ejecutivo de la unidad Administrativa debe establecer políticas y procedimientos de mantenimiento para promover el rendimiento efectivo de los bienes en servicio, evitando su deterioro incontrolado, averías u otros resultados indeseables que pongan en riesgo la conservación del bien.
ARTÍCULO 154.- (DEMANDA DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO).
Los servidores públicos que tienen asignado un bien serán responsables de demandar con la debida anticipación, servicios de mantenimiento preventivo para que éstos sean previstos en el POA de cada entidad.
ARTÍCULO 155.- (SALVAGUARDA DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES).
I. La salvaguarda es la protección de los bienes contra pérdidas, robos, daños y accidentes.
II. El Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa desarrollará procedimientos y/o instructivos para salvaguardar los activos fijos muebles de la entidad, delegando a la Unidad o Responsable de Activos Fijos la implantación de las medidas de salvaguarda.
III. La Unidad o Responsable de Activos Fijos, en función del valor e importancia de los bienes de la entidad, tiene la obligación de:

a) Solicitar la contratación de seguros para prevenir riesgos de pérdida económica;
b) Fortalecer permanentemente los controles de seguridad física e industrial, para el uso, ingreso o salida de los bienes, dentro o fuera de la entidad, velando además porque éstos no sean movidos internamente, ni retirados sin la autorización y el control correspondiente;
c) Formular y aplicar los reglamentos e instructivos específicos de seguridad física e industrial.
IV. Las actividades y tareas de salvaguarda deben ser incorporadas por la Unidad Administrativa en el POA de cada entidad.
ARTÍCULO 156.- (PROHIBICIONES SOBRE EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES).
La Unidad o Responsable de Activos Fijos, está prohibido de:

a) Entregar o distribuir bienes sin documento de autorización, emitido por autoridad competente;
b) Aceptar documentos con alteraciones, sin firma, incompletos o sin datos inherentes al bien solicitado;
c) Permitir el uso de bienes para fines distintos a los de la entidad.
ARTÍCULO 157.- (PROHIBICIÓN PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS SOBRE EL USO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES).
I. Los servidores públicos quedan prohibidos de:

a) Usar los bienes para beneficio particular o privado;
b) Permitir el uso para beneficio particular o privado;
c) Prestar o transferir e! bien a otro empleado público;
d) Enajenar el bien por cuenta propia;
e) Dañar o alterar sus características físicas o técnicas;
f) Poner en riesgo el bien;
g) Ingresar bienes particulares sin autorización de la Unidad o Responsable de Activos Fijos;
h) Sacar bienes de la entidad sin autorización de la Unidad o Responsable de Activos Fijos;
II. La no observancia a estas prohibiciones generará responsabilidades establecidas en la Ley N° 1178 y sus reglamentos.

CAPÍTULO IV

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES

ARTÍCULO 158.- (CONCEPTO).
La administración de activos fijos inmuebles es la función administrativa que comprende actividades y procedimientos inherentes al uso, conservación, salvaguarda, registro y control de edificaciones, instalaciones y terrenos.
ARTÍCULO 159.- (OBJETIVO).
La administración de activos fijos inmuebles tiene por objetivo lograr la racionalidad en el uso y conservación de las edificaciones, instalaciones y terrenos de las entidades públicas, preservando su integridad, seguridad y derecho propietario.
ARTÍCULO 160.- (ALCANCE).
Las disposiciones de este Capítulo se aplicarán a todos los bienes inmuebles de propiedad de la entidad pública y los que están a su cargo o custodia.
ARTÍCULO 161.- (ORGANIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES).
I. El Máximo Ejecutivo de ¡a Unidad Administrativa, delegará la administración de bienes inmuebles a la Unidad de Activos Fijos. En caso de no existir ésta, la función será asignada a un servidor público determinado.
II. La Unidad o Responsable de Activos Fijos, debe cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas para el efecto.
III. La organización de las actividades de activos fijos inmuebles estará basada en las características de las operaciones de mantenimiento, salvaguarda y control de estos bienes.
IV. Las entidades públicas desarrollarán procedimientos y/o instructivos para la administración de activos fijos inmuebles.
ARTÍCULO 162.- (RECEPCIÓN DE INMUEBLES).
I. La recepción de inmuebles para su incorporación al activo fijo será realizada por la Comisión de Recepción, que deberá estar conformada por servidores públicos de la entidad técnicamente calificados, que deberán ser designados por la MAE o el servidor público delegado por ésta.
II. Se realizará la recepción provisional en forma obligatoria, en la misma que deberá verificarse e inventariar las instalaciones y ambientes que formen parte del inmueble, además de exigir toda la documentación técnica y legal del mismo.
III. Desde la recepción provisional hasta la recepción definitiva, se evaluarán las condiciones técnicas del inmueble, debiendo además ejercitarse las garantías de evicción y vicios, de acuerdo a Ley.
IV. La recepción de un inmueble será definitiva cuando la Comisión de Recepción levante un acta en el que exprese su conformidad y sirva de recibo a quién entregó el bien.
ARTÍCULO 163.- (INCORPORACIÓN AL REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES).
La incorporación de bienes inmuebles al activo fijo de la entidad consiste en su registro físico y contable, acompañado de la documentación técnico - legal de los mismos. Se producirá después de haber sido recibido en forma definitiva por la Comisión de Recepción.
ARTÍCULO 164.- (REGISTRO DEL DERECHO PROPIETARIO).
I. Todos los inmuebles que forman parte del patrimonio de la entidad deben estar registrados a su nombre en Derechos Reales y en el Catastro Municipal que corresponda, actividad que estará a cargo de la Unidad Administrativa de cada entidad en coordinación con la Unidad Jurídica o el Asesor Legal.
II. Permanentemente, la Unidad o Responsable de Activos Fijos de la entidad, deberá efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación técnico legal de los bienes inmuebles, informando al Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa.
ARTÍCULO 165.- (REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES).
La Unidad o Responsable de Activos Fijos debe crear y mantener actualizado un registro de todos y cada uno de los bienes inmuebles de propiedad, a cargo o en custodia de la entidad pública.

El registro debe considerar, según corresponda:

a) Características del bien inmueble, consignando superficie, edificaciones, instalaciones, así como la historia de modificaciones, ampliaciones o reducciones que hubiera experimentado;
b) Documentación legal del derecho propietario;
c) Documentación técnica que acredite la situación del terreno, diseños, planos de construcción, planos de instalaciones sanitarias y eléctricas y otros que considere la entidad;
d) Valor del inmueble, depreciaciones y revalorizaciones;
e) Refacciones, mantenimientos, seguros y otros;
f) Disposición temporal;
g) Disposición definitiva y baja, de acuerdo al Subsistema de Disposición de Bienes.
ARTÍCULO 166.- (ASIGNACIÓN DE INSTALACIONES Y AMBIENTES).
I. Es función de la Unidad Administrativa, la asignación de instalaciones y ambientes a cada unidad de la entidad, así como su acondicionamiento para el cumplimiento de los objetivos de dichas unidades.
II. La asignación estará en función de las demandas y características de la actividad que realiza cada unidad y de la disponibilidad de la entidad, evitando la subutilización del espacio, el hacinamiento, los riesgos por deterioro y los riesgos de accidentes.
III. El Jefe de la Unidad a quien se le asignó el ambiente es el responsable principal por el debido uso de las instalaciones y la preservación de su funcionalidad.
ARTÍCULO 167.- (MANTENIMIENTO DE INMUEBLES).
El mantenimiento es la función de conservación técnica especializada que se efectúa a los bienes inmuebles para conservar su funcionalidad y preservar su valor, para lo cual:

a) La Unidad Administrativa de cada entidad establecerá medidas para evitar el deterioro de los inmuebles y alteraciones que puedan afectar su funcionalidad, realizando inspecciones periódicas sobre el estado y conservación de los inmuebles;
b) El Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa en coordinación con los jefes de las unidades que tengan asignadas edificaciones o instalaciones, deben prever en el POA las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo el mantenimiento destinado a conservar los bienes en condición de funcionalidad.
ARTÍCULO 168.- (SALVAGUARDA).
I. La salvaguarda es la protección de los bienes inmuebles contra daños, deterioro y riesgos por la pérdida del derecho propietario, tareas que deben ser previstas por la Unidad Administrativa en el POA de cada entidad.
II. El Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa tiene la obligación de implantar medidas de salvaguarda, debiendo:

a) Solicitar la contratación de seguros contra incendios, inundaciones, desastres naturales y los que la entidad considere pertinentes;
b) Establecer medidas de vigilancia y seguridad física;
c) Establecer medidas de seguridad industrial;
d) Mantener saneada y resguardada la documentación técnico legal de los bienes inmuebles de la entidad.
ARTÍCULO 169.- (INSPECCIONES Y CONTROL FÍSICO DE INMUEBLES).
I. Es obligación de la Unidad de Activos Fijos realizar inspecciones periódicas sobre el estado y conservación de los inmuebles.
II. Estas inspecciones deben permitir controlar y precisar la situación real de los inmuebles en un momento dado, y prever las decisiones que se deben tomar en el corto, mediano y largo plazo.
ARTÍCULO 170.- (PROHIBICIONES SOBRE EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES).
La Unidad o Responsable de Activos Fijos está prohibido de:

a) Entregar un inmueble a otra entidad sin un documento de arrendamiento u otra forma de disposición señalada en las presentes NB-SABS;
b) Usar los inmuebles para beneficio particular o privado;
c) Permitir el uso del inmueble por terceros;
d) Mantener inmuebles sin darle uso por dos (2) años o más.

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